Как подготовить документы для участия в тендере?
Важно понимать, что факт подачи заявки означает ваше согласие со всеми условиями и требованиями тендерной документации. Поэтому первое, что нужно сделать — изучить документацию заказчика. Документация заказчика почти всегда содержит исчерпывающую информацию по требованиям к потенциальному поставщику и его конкурсной заявке, но нужно знать и правила тендерной площадки, так как в них также описываются требования.
Разберем основные тендерные площадки.
Внимание! Приведенные списки документов не являются исчерпывающими. Перечень может меняться в зависимости от товаров, работ и услуг (ТРУ), заказчика и так далее. Для формирования полного перечня документов необходимо изучать каждый тендер индивидуально.
Госзакупки РК (конкурс/аукцион)
1. Документы формируемые порталом (их требуется только подписать ЭЦП, обязательные документы):
- Приложение 1 (Условия поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг)
- Приложение 4 (Соглашение об участии в конкурсе)
2. Приложение 2-1, 2-2 и 2-3, 3 (Техническая спецификация) — при закупках работ и услуг, тех. спецификация заверяется ЭЦП поставщика. При закупках товаров — формируется порталом и подписывается ЭЦП после внесения данных о товаре: марка, модель, гарантии, изготовитель, технические характеристики и прочее. В качестве дополнений к технической спецификации можно использовать электронные документы (и/или копии), которые не должны противоречить ее условиям. Документ обязателен.
3. Приложение 5, 5-1, 6, 7 (Сведения о квалификации поставщика) — документ обязателен. В приложении при необходимости заполняются сведения об опыте работы, сведения о материальных ресурсах, сведения о трудовых ресурсах, лицензии. Каждая заполненная строка должна подтверждаться прикрепленными файлами. Например, чтобы подтвердить работника, необходимо подтвердить его гражданство — прикрепить документ удостоверяющий личность, трудовой договор или трудовую книжку для подтверждения, что он работает у вас, а также дипломы и сертификаты для подтверждения его квалификации (при необходимости).
4. Приложение 8 (Обеспечение заявки) — обязательный документ, гарантийный денежный взнос в размере 1% от суммы закупки (не вашей цены, а именно от цены закупки). В настоящее время доступно 2 способа внесения обеспечения: электронная банковская гарантия и средства на лицевом счете поставщика на портале госзакупок.
5. Приложение 10 (Сведения о субподрядчиках) — заполняется только в случае привлечения субподрядчиков. В этом случае нужно будет подтвердить квалификацию субподрядчика в рамках переданного ему объема работ. Привлекаемый субподрядчик должен подписать сформированное поставщиком Приложение 10 своей ЭЦП и сформировать сведения о своей квалификации.
Перед подачей заявки обязательно необходимо запросить на портале сведения об отсутствии налоговой задолженности.
Самрук-Казына (тендер/тендер на понижение)
1. Техническая спецификация: электронный документ сформированный на портале в соответствующих разделах после заполнения всех необходимых сведений с прикреплением дополнительных документов при необходимости, которые не должны противоречить условиям технической спецификации.
2. Учредительные документы: о гос. регистрации, первом руководителе, учредителях (участниках) потенциального поставщика — достаточно загрузить справку о государственной регистрации (перерегистрации) юридического лица.
Если заявку и документы подписывает не первый руководитель: доверенность на право подписание, выданная лицу, представляющему интересы потенциального поставщика.
3. Обеспечение заявки (при наличии требования): подтверждение внесения обеспечения на счет организатора или банковская гарантия/электронная банковская гарантия.
4. Перечень субподрядчиков/соисполнителей, объем и виды передаваемых работ/услуг (при наличии) — заполняется на портале.
5. Документы, подтверждающие применимость к заявке критериев оценки и сопоставления (при наличии) — подтверждение опыта, сертификат менеджмента, сертификат СТ-KZ.
6. Для определенных закупок:
- при закупках среди товаропроизводителей — заявление (декларация), подписанное первым руководителем товаропроизводителя или уполномоченным им лицом с наименованием и характеристиками товара;
- при закупке консультационных услуг — сведения о конфликте интересов;
- при закупках в рамках реализации закупочных категорийных стратегий — данные, необходимые для расчета ССВ или шаблона (формулы) согласно особому порядку оценки тендерных заявок (при наличии требования).
7. Дополнительные документы (предоставляются при наличии соответствующих требований):
- разрешения/лицензии, если деятельность подлежит обязательному разрешению/лицензированию;
- документы, подтверждающие соответствие потенциального поставщика требованиям, установленным тендерной документацией;
- сведения о марке/модели, наименовании производителя и стране происхождения товара;
- сведения о наличии трудовых ресурсов с подтверждающими документами.
После прикрепления всех обязательных документов порталом формируется тендерная заявка, которая подписывается ЭЦП поставщика. В ней содержатся сведения об ознакомлении с условиями внесения в Перечень ненадежных потенциальных поставщиков, а также сведения о согласии с условиями, видом, объемом и способом внесения обеспечение исполнения договора (при наличии).
NADLoC (конкурс/электронные торги на понижение)
1. Техническая спецификация: описание функциональных, технических, качественных и эксплуатационных характеристик ТРУ; документы, подтверждающие соответствие ТРУ этим требованиям. При закупке товара помимо этого указывают страну происхождения, производителя, наименование модели и технические характеристики товара.
2. Учредительные документы:
Для физических лиц — документ, удостоверяющий личность и/или документ о регистрации в качестве субъекта ИП.
Для юридических лиц — устав или заявление о государственной регистрации; учредительный договор или решение об учреждении юридического лица и иные документы об учредителях/участниках; свидетельство или справка о гос. регистрации.
3. Справки об отсутствии задолженности: из каждого банка, где обслуживается участник, из налогового органа.
4. Обеспечение заявки (при наличии): платежное поручение о внесении гарантированного денежного взноса на счет заказчика или банковская гарантия.
5. Обязательства по местному содержанию в предлагаемых ТРУ.
6. Согласие подрядчика о соблюдении Правил приобретения недропользователями и их подрядчиками ТРУ (используемых при проведении операций по добыче твердых полезных ископаемых и по разведке или добыче углеводородов и добыче урана) при исполнении договора на выполнение отдельных видов работ и услуг.
7. Дополнительные документы (предоставляются при наличии соответствующих требований):
- лицензии, если деятельность подлежит обязательному лицензированию;
- дипломы, сертификаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие профессиональную квалификацию;
- рекомендательные письма и отзывы, акты о выполнении работ или оказании услуг, если есть условие о подтверждении опыта работы;
- письмо, выданное производителем товара заказчику и поставщику по условиям конкурсной документации;
- документ, подтверждающий наличие сертифицированной аккредитованной организацией системы менеджмента;
- документ о согласии/отказе от применения заказчиком в проекте договора порядка формирования цены ТРУ с указанием его детальной расшифровки;
- документ, подтверждающий, что поставщик является производителем, официальным представителем производителя ранее приобретенной модели оборудования или транспортного средства при приобретении к ней запасных частей (комплектующих).
После прикрепления всех необходимых документов на портале формируется заявка, которую поставщик подписывает ЭЦП.
MITWORK (тендер/аукцион)
1. Документы формируемые порталом (их требуется только подписать ЭЦП, обязательные документы):
- Приложение 1 (Условия поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг);
- Приложение 8 (Соглашение об участии в тендере).
2. Приложение 2-1, 3-1, 4-1, 5-1 (Сведения о квалификации поставщика) — заполняется при необходимости. В приложении заполняются такие таблицы как: опыт работы, сведения о материальных ресурсах, сведения о трудовых ресурсах, лицензии, разрешения/уведомления и/или патенты, свидетельства, сертификаты. Все сведения подтверждаются электронными документами, заверенными ЭЦП, либо их копиями.
3. Приложение 6-7 (Техническая спецификация) — с указанием описания необходимых характеристик закупаемых ТРУ, а также нормативно-техническая документация (при необходимости).
4. Приложение 11/Приложение 4 (Обеспечение заявки) — банковская гарантия или платежный документ о гарантийном денежном взносе на счет организатора.
5. Приложение 10 (Сведения о субподрядчиках) — необходимо только в случае привлечения субподрядчиков. В этом случае нужно будет подтвердить квалификацию субподрядчика в рамках переданного ему объема работ.
Во время загрузки документов еще раз проверьте:
- наличие всех необходимых документов;
- актуальность и достоверность предоставляемых данных;
- соответствие формата файлов допустимой норме;
- отсутствие ошибок в документах (даты, названия, суммы, отсутствие “не” в предложениях, лишние запятые, пробелы, точки и так далее);
- соответствие загружаемых документов подходящим разделам;
- разборчивость и четкость электронных копий документов.
Другие полезные статьи
https://tenderplus.kz/blog/kak-podgotovit-dokumenty-dlya-uchastiya-v-tendere