Как определить фондовую принадлежность архивных документов

Определение фондовой принадлежности архивных документов

1. Установление происхождения документов

Изучите реквизиты документов (гриф, регистрационный номер и т. д.).
Проанализируйте содержание документов (тема, авторы, адресаты).
Сверьте с архивными справочниками и другими источниками.

2. Определение правового статуса создателя документов

Определите юридический статус организации или лица, создавшего документы (государственное учреждение, предприятие, общественная организация).
Изучите уставные документы, приказы о создании и ликвидации организации или должности создателя.

3. Установление функционального назначения документов

Проанализируйте виды и содержание документов (протоколы, приказы, переписка, отчеты).
Определите функции, которые выполняла организация или лицо, создавшее документы (административные, хозяйственные, научно-исследовательские и т. д.).

4. Сравнение с фондами аналогичных организаций

Исследуйте фонды аналогичных учреждений или должностных лиц.
Выявите общие черты и различия в составе и содержании документов.
Определите, к какому из существующих фондов целесообразно отнести новые документы.

5. Формирование новых фондов

В случае отсутствия подходящего фонда рассмотрите вопрос о создании нового фонда.
Определите название фонда, временные границы, состав документов.
Оформите соответствующий приказ.

6. Описание фондовой принадлежности

После определения фондовой принадлежности документов необходимо ее зафиксировать:

В архивной описи фонда укажите в разделе «Аннотация фонда» его фондообразователя и краткую характеристику документов.
В акте передачи документов укажите номер и название фонда, к которому они относятся.
В карточке архивного дела или учетной карточке фонда зафиксируйте данные о фонде, к которому принадлежит дело или документ.

Читать статью  Брокерский счет фондовый рынок как это работает

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *