Определение фондовой принадлежности архивных документов
1. Установление происхождения документов
Изучите реквизиты документов (гриф, регистрационный номер и т. д.).
Проанализируйте содержание документов (тема, авторы, адресаты).
Сверьте с архивными справочниками и другими источниками.
2. Определение правового статуса создателя документов
Определите юридический статус организации или лица, создавшего документы (государственное учреждение, предприятие, общественная организация).
Изучите уставные документы, приказы о создании и ликвидации организации или должности создателя.
3. Установление функционального назначения документов
Проанализируйте виды и содержание документов (протоколы, приказы, переписка, отчеты).
Определите функции, которые выполняла организация или лицо, создавшее документы (административные, хозяйственные, научно-исследовательские и т. д.).
4. Сравнение с фондами аналогичных организаций
Исследуйте фонды аналогичных учреждений или должностных лиц.
Выявите общие черты и различия в составе и содержании документов.
Определите, к какому из существующих фондов целесообразно отнести новые документы.
5. Формирование новых фондов
В случае отсутствия подходящего фонда рассмотрите вопрос о создании нового фонда.
Определите название фонда, временные границы, состав документов.
Оформите соответствующий приказ.
6. Описание фондовой принадлежности
После определения фондовой принадлежности документов необходимо ее зафиксировать:
В архивной описи фонда укажите в разделе «Аннотация фонда» его фондообразователя и краткую характеристику документов.
В акте передачи документов укажите номер и название фонда, к которому они относятся.
В карточке архивного дела или учетной карточке фонда зафиксируйте данные о фонде, к которому принадлежит дело или документ.