Как участвовать в тендерах и получать заказы?

Как участвовать в тендерах и получать заказы?

Как участвовать в тендерах начинающему, как зарабатывать на тендерах и выигрывать. Об этом подробно рассказал на «Суровом Питерском SMM» Антон Моисеенко, основатель диджитал-агентства Dark Studio, руководитель департамента IT Торгово-промышленной палаты Амурской области.

Виды тендеров

Тендер — открытая конкурентная закупка, когда из нескольких подрядчиков выбирают одного либо по минимальной цене, либо по цене и необходимому опыту.

Есть много типов тендеров, в основном их выделяют по закону:

• 44 ФЗ — это государственные закупки. Здесь расходуют бюджет региональный, федеральный, муниципальный.
• 223 ФЗ — это закупки юридическим лицам, для крупных коммерческих организаций.
• Гражданский кодекс РФ — это фонды, Центры поддержки экспорта, «Мой бизнес», Центр поддержки предпринимательства.

Отдельным видом тендеров выделяют малые закупки — те, которые идут от двух часов до пяти дней, за это короткое время заказчики находят подрядчика. Это быстрая аккредитация на большинстве площадок, для них не нужно готовить документацию.

По процедуре проведения выделяют следующие виды тендеров:

• Аукцион, где побеждает тот, кто поставит минимальную цену работ.
• Конкурс, в который входит критерий отбора по опыту, цене, рейтингу.
• Запрос предложений, где заказчик организовывает тендер, сообщает о нём и принимает заявки, потом выбирает подходящего участника.
• Запрос котировок, в котором победителем становится участник, соответствующий всем требованиям и предлагающий минимальную цену.
• Конкурентные переговоры, где заказчик проводит переговоры с поставщиками, подрядчиками и выбирает того, кто предложит лучшие условия исполнения договора.

По формам проведения тендеры делятся на открытые и закрытые. В открытом принять участие в праве любая компания, удовлетворяющая условиям конкурса, для закрытого список участников составляет сам заказчик.

Для работы с тендерами вам будет нужен компьютер и электронная цифровая подпись.

Где искать информацию о тендерах

Список сайтов для поиска тендеров:

Плюс есть сайты крупных компаний, таких как Роснефть, Газпром — они выкладывают закупки, и вы можете в них участвовать.

Площадки для малых закупок:

Есть агрегаторы тендеров:

• Ростендер,
• Seldon,
• КонтурЗакупки.

Там вы можете подобрать для себя весь перечень закупок по вашей тематике: по ключевым словам, направлениям, интересам.

Это платные сервисы. Но есть лайфхак, как искать тендеры бесплатно. Для этого регистрируйтесь на сайте rostender.info, найдите тендеры через поиск по своей тематике.

Скопируйте полное название тендера или номер закупки и введите в поиск ЕИС (единая информационная система тендеров).

Получите всю информацию по тендеру, документацию, разъяснения и откройте к нему доступ.

Таким способом вы можете посмотреть, есть ли вообще что-то в вашей тематике, что вам интересно.

Также в России сейчас есть много фондов — Центр поддержки предпринимательства, «Мой Бизнес», Центр поддержки экспорта и т.д, которые помогают предпринимателям выходить на другие рынки и предлагать свои услуги.

Они проводят сбор подрядчиков, вы предоставляете им документацию и становитесь аккредитованным подрядчиком, например, Российского экспортного центра. Эти центры присылают вам заявки на оценки, вы оцениваете их и по минимальной цене проходите. Либо проходите по конкурсу: помимо цены вы прикладываете свой опыт и участвуете в тендере.

Работа с тендерами: штатный специалист или агентство

Есть два способа работы с тендерами: тендерное агентство и штатный специалист.

Антон Моисеенко: « Мы работаем с тендерным агентством. Они полностью сопровождают нас по тендерам, присылают рассылки, мы из них выбираем тендеры, смотрим технические задания, отправляем ссылки на интересующие нас закупки. Нам присылают критерии, документы, которые мы должны подготовить, мы их отправляем. Тендерный специалист передаёт заявку, отвечает за аккредитацию, площадку. Наша задача — просто выбрать и назвать минимальную цену, подготовить тестовое задание, если нужно ».

Плюсы тендерного агентства:

• Они работают за результат, получают оплату только от выигранных тендеров. Всё зависит от того, как вы договоритесь — некоторые работают за оклад + процент.
• Не нужно дополнительно отстраивать бизнес-процессы.
• Вы получаете уже отфильтрованный список тендеров по вашим критериям.
• Они проводят юридическую проверку заявки, если нужно, готовят жалобу в федеральную антимонопольную службу.
• Несут материальную ответственность. Отвечают за внесение компании в реестр добросовестных поставщиков.
• Предоставляют аналитику по предыдущим тендерам заказчика: кто какие цены подавал, кто как участвовал, как побеждал.

Минусы тендерного агентства:

• Долгое принятие решений в сложных ситуациях.

Например, компания Антона выиграла тендер на продвижение МФЦ Санкт-Петербурга. Тендерное агентство не успевало подготовить банковскую гарантию. Неправильно подготовили протокол разногласий, чтобы отсрочить подписание договора, заказчик отправил жалобу в ФАС, и компанию внесли в реестр недобросовестных поставщиков на два года. За 4 месяца она потеряла 17 млн рублей, потому что следующий тендер, в котором победили, им отменили. И таких отмен было ещё несколько штук.

• При передаче клиента новый специалист долго вникает в тему.

Приходится учить его месяц-два.

• Есть вероятность неверной подачи документов из-за большого количества клиентов.
• Нужно постоянно собирать документы об опыте, отзывах, трудовой деятельности, чтобы участвовать в конкурсах.
• Личные данные и электронная подпись находятся у сторонней компании.
• Возможность позднего получения тендера на изучение. Можно не успеть поучаствовать в нём.

Плюсы штатного специалиста:

• Работает только на вашу компанию, вы можете нагрузить его дополнительной работой отдела продаж, он быстро включится в сложные ситуации.
• Все конфиденциальные данные остаются в компании.
• Подбор тендеров более тщательный.

Минусы штатного специалиста:

• Ему нужно платить оклад, но можно попробовать договориться на процент от выигрыша.
• Если будут материальные потери, он не сможет возместить ущерб.
• Его нужно постоянно обучать, т.к. закон всё время изменяется.
• Высокие риски неверной подготовки документации.

Этапы работы с тендерами

До того, как вы будете участвовать в тендерах, нужно провести анализ рынка, получить электронную цифровую подпись, открыть специальный счёт и зарегистрироваться на специальных площадках (самые крупные перечислили выше). Есть также локальные региональные площадки, на которых можно найти заказы.

При участии в тендере нужно будет пройти этапы:

1. Поиск тендера.
2. Изучение документации.
3. Аналитика предыдущих тендеров, если хотите понять, какую сумму ставить.
4. Запрос разъяснений, если что-то непонятно в ТЗ, критериях отбора и т.д.
5. Просчёт рентабельности. То, ниже какой суммы вы не будете участвовать.
6. Подготовка обеспечения или банковской гарантии.
7. Подготовка и подача документации.

В случае победы нужно будет:

• Подготовить обеспечение или банковскую гарантию исполнения договора. Согласуйте её с заказчиком.
• Согласовать проект контракта.
• Сделать протокол разногласий, если есть то, что противоречит законодательству.
• Подать банковскую гарантию и подписать контракт.

Если вы проиграли тендер, нужно проанализировать итоговый протокол. Бывает, что заказчик неправильно посчитал критерии, не зачёл какую-то документацию или ещё как-то ошибся — тогда пишите жалобу в ФАС. Она заморозит закупку и проведёт расследование, поручит заказчику переделать протокол, либо ваше заявление просто закроют.

Чтобы вас приглашали на тендеры, во-первых, добавьте на свой сайт кнопку «пригласить на тендер». Рассказывайте о своих кейсах, ведите блоги, участвуйте в конференциях. Плюс если вы постоянно участвуете в тендерах, заказчики будут сами вас находить и приглашать.

Как читать документацию

Как понять, в каких тендерах стоит участвовать, а в каких нет?

В компании Антона смотрят:

• Место исполнения контракта . Если в тендере написано, что услуги оказываются по месту нахождения исполнителя — участвовать можно. Если по месту нахождения заказчика — не стоит.
• Куда переводят обеспечение заявки для участия . Участвовать можно, если сумма блокируется на специальном счету или переводится на площадку. Не стоит, если обеспечение нужно перевести заказчику.
• Условия оплаты . Можно участвовать, если оплату переводят ежемесячно. Не стоит, если тендер долгосрочный, на 1-2 года, и её переведут после окончания контракта в течение 90 дней.
• KPI . Можно участвовать, если KPI понятный, обоснованный, его реально реализовать. Например: продвижение туристического сайта ВКонтакте при цене клика не более 14 рублей. Не стоит, если стоит KPI, который даже при огромных бюджетах выполнить нереально. Например: продвижение туристического сайта в РСЯ, % отказов в которой должен составлять не более 30%.
• Согласование стратегии, материалов и отчётности . Можно участвовать, если исполнитель предоставляет стратегию на согласование посредством электронной почты или мессенджеров. Не стоит, если исполнитель должен всё согласовывать лично и ездить к заказчику несколько раз в месяц.

Если появляются такие заказы, где заказчик специально ограничивает круг участвующих людей, это незаконно. Например, в условиях тендера прописано, что в конкурсе могут участвовать только подрядчики из определённого города. В таком случае можно направить запрос разъяснений и попросить изменить документацию для себя.

Стоит подумать, будете ли вы участвовать в тендере:

• Если заказчик на разъяснения даёт ответ из серии «Я так хочу».

Например: компания просит убрать требование нахождения исполнителя на Кузбассе.

Ответ заказчика: Требования п. 4.5. описания объекта закупки сформированы исходя из потребностей Министерства цифрового развития и связи Кузбасса, необходимы для обеспечения эффективной работы Министерства и не создают ограничений круга участников конкурса и конкуренции на соответствующем рынке оказания подобного вида услуг.

• Если заказчик специально занижает цену тендера.

Например: тендер на привлечение 40 000 подписчиков в группу ВКонтакте Туристического Центра за 499 000 рублей.

• При проверке тендеров заказчика через ЕИС находятся расторгнутые тендеры.

Например: тендер на привлечение 50 000 подписчиков в группу ВКонтакте был расторгнут и исполнитель помещен в реестр недобросовестных поставщиков.

• При проверке заказчика через системы мониторинга (Сбис, Seldon) появляются вопросы платёжеспособности и адекватности.

• Подача документов идёт по почте, а не через площадку.

Как рассчитывать рентабельность тендеров и подготовиться к участию

« Мы используем простую таблицу. Наименование тендера, срок работ по месяцам, стоимость тендера, фонд оплаты труда, выплата тендерному агентству или специалисту, рекламный бюджет, налоги, банковская гарантия », — говорит Антон Моисеенко.

Идёт подсчет затрат на тендер и прибыли в месяц.

Далее нужно подготовить документы для участия:

• Дипломы сотрудников.
• Презентация компании (общая и по типам услуг).
• Договоры по типам услуг и суммам.
• Отзывы на официальных бланках клиентов.
• Благодарственные письма.
• Сертификаты.
• Подтверждение рейтингов.

Предупредите основных заказчиков о том, что вы участвуете в тендерах и им могут позвонить.

Как не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Чтобы не попасть в РНП:

• Обеспечьте бесперебойную работу с тендерами (интернет, компьютер, действующая электронная подпись). Держите второй компьютер про запас, т.к. бывает, что всё ломается и вы не можете подписать контракт.
• Внимательно изучайте условия контракта (условия оказания услуг, условия оплаты). Если вы выиграли тендер и в процессе подписания выяснили, что вам что-то не нравится, откатить назад будет нельзя.
• Отзывайте заявку, если исполнение уже неактуально и вы понимаете, что не сможете выполнить заказ в случае выигрыша.
• Просчитывайте рентабельность, не впадайте в азарт. Бывает, что исполнителям главное просто выиграть, они не замечают низкой стоимости вознаграждения.
• Вовремя предоставляйте заказчику обеспечение (проект банковской гарантии при возможности согласовывайте с ним).
• Вовремя подписывайте контракт. Не откладывайте это на последний момент.
• Все дополнительные договоренности и изменения переносите в доп. соглашение
• Расторгайте контракт по соглашению сторон, а не в одностороннем порядке.

Важно коммуницировать с заказчиком. Даже если вы не победили, можете вести диалог и через несколько месяцев уточнить, как идут дела.

Многие сотрудники боятся работать и общаться с госорганизациями, крупными заказчиками. Чтобы справиться со страхом, записывайте все звонки, конференции, фиксируйте все договорённости в допсоглашении. Ведите диалог через согласованный способ связи, ставьте контрольные точки по проекту для понимания, на каком вы этапе.

Если вы небольшое агентство, которое хочет работать с крупными брендами, Антон Моисеенко советует:

• Анализировать тендеры заказчика. Кто побеждал, что делал, можете ли вы сделать лучше.
• При подготовке тестового задания максимально освобождать команду от текущих дел.
• Просить дебрифинг заказчика.
• Добавить в презентацию смежные кейсы, с которыми вы работали.
• Дополнить стратегию своим видением и предложить свои идеи.

https://blog.tochkadostupa.pro/kak-uchastvovat-v-tenderah-i-poluchat-zakazy/